VRIJDAG 17 AUGUSTUS 2018. In deze bijdrage staan de notulen en besluitenlijst in de (voltallige) vergadering van Provinciale Staten centraal. Daarover is een regeling opgenomen in de reglementen van orde van Provinciale Staten. Ik vergelijk de regelingen van Zuid-Holland (1), Limburg (2) en Gelderland (3). Een volledige vergelijking was niet het doel.
Provinciale Staten Gelderland heeft 55 Statenleden, verdeeld over 11 fracties. Ook Zuid-Holland heeft 55 Statenleden, verdeeld over 12 fracties. Limburg heeft 47 Statenleden, ook verdeeld over 12 fracties. In Limburg wordt Provinciale Staten het Limburgs Parlement genoemd.
Voltallige vergadering Aan de voltallige of plenaire vergadering van Provinciale Staten nemen in beginsel alle Statenleden deel. De vergadering wordt op grond van de Provinciewet in het openbaar gehouden (4). Meestal wordt er elke maand een dag vergaderd. De commissaris van de Koning is voorzitter van Provinciale Staten (5).
Reglement van orde Provinciale Staten stellen op grond van de Provinciewet een reglement van orde vast voor hun voltallige vergaderingen (6).
Notulen verplichting? In Zuid-Holland en Limburg moeten notulen worden gemaakt van de vergaderingen. In Gelderland bestaat die verplichting niet.
Weergave Die notulen bevatten de woordelijke weergave van het gesprokene (Limburg) of van al hetgeen tijdens de vergadering is uitgesproken (Zuid-Holland). Daartussen lijkt mij weinig verschil. In Limburg moeten ook de namen van allen die tijdens de vergadering het woord voerden worden vermeld.
Stemmingen In Limburg moet de namen van de voor- en tegenstemmers alleen bij hoofdelijke stemming in de notulen worden vermeld. Ook in Zuid-Holland moet hun naam dan worden vermeld in de notulen. Bovendien bestaat in deze provincie bij een stemming met handopsteking de verplichting om de naam van de tegenstemmers te vermelden: dan moeten alle voor- of tegenstemmers worden vermeld die in de minderheid waren bij die stemming. In de regel wordt hier met handopsteking gestemd! Ook bestaat in deze provincie de verplichting om altijd een tegenstemmer te vermelden die daar expliciet om vraagt, ongeacht of hij bij de stemming tot de minderheid hoorde. Ook eventuele stemverklaringen moeten in Zuid-Holland in de notulen worden vermeld.
Besluiten Zowel in Zuid-Holland als in Limburg moeten de besluiten die zijn genomen in de notulen worden vermeld. In Gelderland – waar geen verplichting bestaat om notulen te maken – moet een besluitenlijst worden gemaakt. Besluitenlijsten moeten ook in Zuid-Holland en Limburg worden gemaakt.
Vaststellen notulen De notulen worden in Limburg en Zuid-Holland vastgesteld in een volgende vergadering van Provinciale Staten.
Vaststellen besluiten Vaststelling van de genomen besluiten gebeurt door de vaststelling van de notulen. De besluitenlijsten die in Limburg en Zuid-Holland worden gemaakt, worden niet vastgesteld in Provinciale Staten. In het reglement van orde wordt expliciet bepaald dat aan besluitenlijsten geen rechten kunnen worden ontleend. De Gelderse besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van Provinciale Staten vastgesteld.
NOTEN
Noot 1: Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten, de Statencommissies, het Fractievoorzittersoverleg en de Agendacommissie van de provincie Zuid-Holland, artikelen 44, 46, 48, 42 en 40. Artikel 44 luidt (gedeeltelijk):
De notulen vermelden:
D. De door de vergadering genomen besluiten;
E. De uitslag van de stemmingen, onder vermelding van:
de namen van de fracties, groepen en/of leden die aantekening hebben verzocht dat zij geacht wensen te worden tegen het voorstel te hebben gestemd;
de door de fracties, groepen en/of leden uitgesproken stemverklaringen;
de namen van de leden die bij hoofdelijke stemming voor, dan wel tegen hebben gestemd;
de namen van fracties, groepen en/of leden die bij stemming met handopsteking de minderheid van de stemmen vormden;
F.
Een woordelijke weergave van al hetgeen tijdens de vergadering is uitgesproken.
Artikel 46 Vaststelling notulen
De notulen worden door de zorg van de Statengriffier opgemaakt en aan de leden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten gezonden. Provinciale Staten stellen in een volgende vergadering de notulen vast.
Artikel 48 luidt (gedeeltelijk):
Lid 2.
De besluitenlijst vermeldt een overzicht van de beslissingen die Provinciale Staten op grond van de vastgestelde agenda van de Statenvergadering hebben genomen (..). Lid 4. Aan de besluitenlijst van Provinciale Staten kunnen geen rechten worden ontleend.
Artikel 32 luidt (gedeeltelijk): Lid 2. De in de vergaderzaal aanwezige leden kunnen aantekening vragen, dat zij geacht wensen te worden tegen het voorstel dan wel onderdelen daarvan te hebben gestemd.
Artikel 40 luidt (gedeeltelijk): Lid 1. Stemmen geschiedt bij handopsteken. Lid 3. Bij hoofdelijke stemming brengt ieder lid zijn stem uit met het woord “voor” of het woord “tegen” zonder enige bijvoeging.
Noot 2: Reglement van orde voor Provinciale Staten van Limburg 2016 artikel 27. Artikel 27 luidt (gedeeltelijk):
Artikel 27 Lid 3. De notulen moeten tenminste inhouden: c. een woordelijke weergave van het gesprokene met vermelding van de namen van aanwezigen die het woord voerden; d. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de Statenleden die voor of tegen stemden (..); g. de tekst van de genomen besluiten. Lid 4. De conceptnotulen van de voorgaande vergadering worden zo spoedig mogelijk digitaal gepubliceerd op de provinciale website. Lid 7. Vooruitlopend op de conceptnotulen wordt onder de zorg van de griffier een besluitenlijst opgesteld (..). Aan de besluitenlijst kunnen geen rechten ontleend worden. De door Provinciale Staten vastgestelde notulen bevatten de formele besluitvorming en de tijdens de vergadering gedane toezeggingen.
Noot 3: Rectificatie Besluit van Provinciale Staten van de provincie Gelderland houdende regels omtrent het reglement van orde Reglement van Orde provinciale Staten van Gelderland 2017, artikel 31. Artikel 31 luidt (gedeeltelijk):
Lid 1. Provinciale Staten stellen de besluitenlijst in de eerstvolgende vergadering vast.
Lid 2. De besluitenlijst bevat de besluiten die in de vergadering zijn genomen (..).
Noot 4: Artikel 23 lid 1 Provinciewet: De vergadering van provinciale staten wordt in het openbaar gehouden.
Noot 5: Artikel 9 Provinciewet: De commissaris van de Koning is voorzitter van provinciale staten.
Noot 6: Artikel 16 Provinciewet: Provinciale staten stellen een reglement van orde voor hun vergaderingen en andere werkzaamheden vast.